Una aprobación que pasa por correo, una integración que falla o un informe elaborado a mano son puntos de partida más claros que un programa amplio de transformación digital. Antes de elegir los servicios de SAP BTP, defina el proceso, quién lo utiliza y cómo medir plazos, esfuerzo o errores antes y después de la entrega.
Las empresas que utilizan SAP pueden evaluar una evolución por etapas sobre el entorno existente. Este artículo explica el papel de SAP BTP en ese enfoque, cómo organizar la inversión y qué criterios utilizar para elegir el primer caso de uso.
Riesgos de concentrar cambios en una única implantación
Sustituir el ERP, migrar a la nube y rediseñar procesos al mismo tiempo reúne varias dependencias en un solo proyecto. La planificación debe considerar cómo afectan a las demás áreas los retrasos o fallos de una de ellas y qué actividades pueden entregarse por separado.
Eso no significa que modernizar el ERP sea innecesario. Para quienes siguen en SAP ECC 6.0 con EHP 6 a 8, cuyo mantenimiento estándar termina el 31 de diciembre de 2027, planificar la migración a SAP S/4HANA es un tema real de agenda. Pero modernizar el núcleo e innovar en la operación son decisiones distintas, y una no tiene por qué esperar a la otra.
Qué aprovechar del entorno SAP existente
El entorno SAP existente reúne configuraciones, historial de transacciones y reglas de negocio utilizadas en la operación. Evaluar qué sigue respondiendo a las necesidades de la empresa ayuda a decidir qué componentes aprovechar y cuáles deben revisarse.
SAP BTP permite construir sobre esa base. La plataforma se conecta al SAP existente, sea una versión antigua o actual, y añade capacidades sin tocar el núcleo estable (para una visión completa, consulte qué es SAP BTP). Algunos ejemplos de lo que se puede activar:
- Analítica avanzada con datos del ERP y de otras fuentes, sin migrar el sistema
- Automatización de procesos manuales, como aprobaciones, formularios y tareas repetitivas
- Aplicaciones móviles para vendedores y técnicos de campo, conectadas a SAP en tiempo real
- Integración de nuevos canales de venta, clientes o proveedores
- Inteligencia artificial para tareas específicas, como clasificación de documentos, detección de anomalías y previsión de demanda
Cada iniciativa necesita un alcance, un equipo y un plazo definidos según los sistemas implicados. Mantener la nueva lógica fuera del núcleo apoya el clean core. Para quienes utilizan SAP ECC, también ayuda a limitar las personalizaciones del ERP que deberán evaluarse durante la migración.
Inversión y evaluación por etapas
En el enfoque incremental, la inversión puede aprobarse por etapas, con un alcance y criterios de evaluación definidos para cada una. Los resultados de una entrega ayudan a decidir los ajustes y el presupuesto de las siguientes.
Las revisiones entre entregas permiten ajustar el proyecto según el uso de la solución. Las integraciones, los perfiles de acceso y los estándares de la primera iniciativa pueden reutilizarse en las siguientes cuando los requisitos sean compatibles.
Qué gana cada líder
- CFO: evaluación de la inversión y los resultados de cada etapa
- Dirección comercial: participación del equipo en la evaluación de las mejoras entregadas
- CEO: seguimiento del plan y las prioridades a partir de cada entrega
- TI: alcances definidos y estándares compartidos de desarrollo y mantenimiento
Dos empresas que empezaron por un problema concreto
Del formulario en papel a la aplicación conectada
En un caso reportado por Grupo Intelsis, un distribuidor reemplazó los formularios de entrega en papel que completaban sus conductores por una aplicación móvil conectada a SAP en tiempo real. La solución entró en producción en 8 semanas.
Ese primer proyecto también dejó la plataforma preparada para lo que vendría. En los 18 meses siguientes, la empresa lanzó cuatro iniciativas más sobre la misma base: portal de clientes, automatización de devoluciones, analítica de rutas y gestión de flota. Es el efecto que busca el enfoque incremental: cada entrega facilita la siguiente.
Sin tocar un ERP con más de diez años
En otro caso reportado por Grupo Intelsis, un fabricante que usaba SAP ECC desde hacía más de 10 años tenía reparos en modificar un sistema que funcionaba. Decidió empezar por el proceso que más le dolía: las aprobaciones de gastos, gestionadas íntegramente por correo electrónico.
En 6 semanas, la empresa pasó a contar con un flujo digital integrado con SAP, con notificaciones móviles y trazabilidad completa, sin ningún cambio en el ERP. Los reparos dejaron de ser un obstáculo precisamente porque no hubo que tocar el núcleo.
Cómo elegir el primer caso de uso
El primer caso de uso necesita un problema definido, datos disponibles y responsables del proceso. También debe establecer estándares técnicos que puedan aprovecharse en las siguientes iniciativas.
Los procesos que todavía dependen de papel, correo electrónico u hojas de cálculo suelen ser buenos candidatos: aprobaciones, formularios que se completan en campo, conciliaciones manuales y consultas que clientes y socios aún hacen por teléfono. Combinan un dolor visible, reglas relativamente claras y resultados fáciles de medir.
También conviene saber qué evitar: empezar por el proceso políticamente más complejo de la empresa o por un proyecto vitrina sin una métrica clara. Con el primer caso en producción, mida, comparta el resultado con las áreas involucradas y use lo aprendido para elegir el siguiente.
Definición de la primera entrega
El equipo de Grupo Intelsis puede evaluar un proceso de su operación, los indicadores disponibles y los requisitos de una primera entrega en SAP BTP. Para organizar ese análisis, converse con nuestros especialistas.
